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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen Meetings-Manager, der die Planung, Organisation und Durchführung interner sowie externer Besprechungen, Konferenzen, Workshops und hybrider Veranstaltungsformate professionell steuert. In dieser Rolle sind Sie die zentrale Ansprechperson für alle Prozesse rund um Meetings und sorgen dafür, dass Termine effizient vorbereitet, reibungslos umgesetzt und zielorientiert nachbereitet werden. Sie arbeiten eng mit Führungskräften, Fachabteilungen, externen Dienstleistern und internationalen Stakeholdern zusammen, um Veranstaltungen jeder Größenordnung erfolgreich zu koordinieren.
Als Meetings-Manager übernehmen Sie die Verantwortung für die gesamte Meeting-Logistik, von der Terminfindung über die Raum- und Technikplanung bis hin zur Teilnehmerkommunikation und Dokumentation. Sie stellen sicher, dass alle organisatorischen, technischen und administrativen Anforderungen erfüllt sind und dass jedes Meeting einen klaren Zweck, eine strukturierte Agenda und messbare Ergebnisse hat. Dabei behalten Sie Budgets, Zeitpläne, Ressourcen und Qualitätsstandards stets im Blick.
Ein wesentlicher Bestandteil dieser Position ist die Optimierung von Meeting-Prozessen. Sie analysieren bestehende Abläufe, identifizieren Verbesserungspotenziale und entwickeln Standards, die die Effizienz und Produktivität von Besprechungen erhöhen. Dazu gehören unter anderem die Einführung geeigneter Tools, die Definition von Best Practices für virtuelle und persönliche Meetings sowie die Sicherstellung einer professionellen Teilnehmererfahrung. Sie tragen dazu bei, dass Meetings nicht nur organisatorisch gelingen, sondern auch einen echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
Darüber hinaus koordinieren Sie externe Partner wie Hotels, Konferenzzentren, Catering-Anbieter, Technikdienstleister und Reisebüros. Sie verhandeln Konditionen, prüfen Verträge und achten auf die Einhaltung interner Richtlinien sowie relevanter Datenschutz- und Compliance-Vorgaben. Bei größeren Veranstaltungen unterstützen Sie auch bei der Risikoanalyse, Notfallplanung und Qualitätssicherung.
Für diese Rolle suchen wir eine strukturierte, kommunikationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent. Sie sollten in der Lage sein, mehrere Projekte gleichzeitig zu steuern, Prioritäten sicher zu setzen und auch unter Zeitdruck souverän zu handeln. Erfahrung im Veranstaltungsmanagement, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren koordinativen Funktion ist von Vorteil. Wenn Sie Freude daran haben, Menschen zusammenzubringen, Prozesse zu verbessern und professionelle Meeting-Erlebnisse zu gestalten, bietet Ihnen diese Position eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe mit großem Gestaltungsspielraum.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Planung, Organisation und Koordination interner und externer Meetings
- Erstellung von Zeitplänen, Agenden und Teilnehmerlisten
- Buchung von Besprechungsräumen, Technik, Reisen und Unterkünften
- Abstimmung mit internen Teams und externen Dienstleistern
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs vor, während und nach Meetings
- Dokumentation von Ergebnissen, Protokollen und Aktionspunkten
- Überwachung von Budgets, Fristen und Qualitätsstandards
- Optimierung von Meeting-Prozessen und organisatorischen Standards
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Eventmanagement, Betriebswirtschaft oder Verwaltung
- Berufserfahrung in der Meeting-, Event- oder Office-Koordination
- Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
- Sicherer Umgang mit Kalender-, Kollaborations- und Videokonferenz-Tools
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel und strukturiert zu bearbeiten
- Hohe Serviceorientierung und professionelles Auftreten
- Gute Deutschkenntnisse sowie idealerweise Englischkenntnisse
- Sorgfältige, lösungsorientierte und zuverlässige Arbeitsweise
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrung haben Sie in der Organisation von Meetings oder Veranstaltungen?
- Mit welchen digitalen Tools für Terminplanung und virtuelle Meetings arbeiten Sie sicher?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen oder Absagen um?
- Wie stellen Sie sicher, dass Meetings effizient und zielorientiert ablaufen?
- Haben Sie Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern?
- Wie priorisieren Sie mehrere parallele Termine und Projekte?
- Welche Rolle spielt für Sie die Nachbereitung eines Meetings?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen und sensiblen Teilnehmerdaten um?
